Beskrivning av Gävle Tolkjours organisation och ansvarsfördelning

Generellt ansvar för alla anställda

Alla har ansvar för kvaliteten på det arbete man utför och att man bidrar till att vi har nöjda kunder. Vi arbetar därför med delegerat ansvar där var och en får de befogenheter som behövs för att kunna fullgöra sitt ansvar, dock med beaktande av ekonomiska befogenheter. I övrigt gäller för alla anställda att:

  • Bedriva arbetet i enlighet med företagets olika policydokument, kraven i verksamhetssystemet samt andra interna eller externa krav
  • Bidra till att uppnå den företagskultur som företagsledningen eftersträvar
  • Alltid arbeta med målet att uppnå nöjd kund, t ex genom att alltid vara tydlig och att hålla vad vi lovat
  • Ta ansvar för egen kompetensutveckling genom att t ex föreslå lämplig träning/utbildning
  • Inhämta den information som behövs för att planera, förbereda och fullgöra arbetsuppgifterna
  • Rapportera upptäckta brister eller avvikelser och föreslå förbättringar
  • Se till att eget arbete genomförs med sådan sekretess att företagets eller kunders information inte kommer obehöriga tillhanda.

VD

VD:s ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med aktiebolagslagen samt efter de riktlinjer, krav och mål som fastställts av bolagets styrelse. En VD-instruktion har upprättats som klarlägger ansvarsfördelningen mellan VD och styrelsen.

Verksamhetsansvarig (VD)

I verksamhetsansvarigs uppgifter och ansvar ingår att:

  • Upprätta och underhålla policy för kvalitet, miljö m fl
  • Fastställa övergripande och detaljerade kvalitetsmål
  • Följa upp verksamheten med avseende på utfall mot satta mål
  • Säkra att erforderliga resurser för att klara kunders och egna krav finns tillgängliga
  • Administrera upphandlingar och avtal
  • Svara för att företagets hemsida hålls uppdaterad samt ta fram marknadsföringsmateriel
  • Säkra effektiva informationsflöden internt
  • Upprätthålla ett kundorienterat syn- och arbetssätt i verksamheten
  • Driva verksamheten med mål att öka kundtillfredsställelse
  • Personalen i verksamheten har erforderlig kompetens
  • Verkställa utbetalning av anställdas löner samt utgående fakturor
  • Företaget efterlever gällande lagar och förordningar
  • Se till att hålla medarbetarna informerade om viktiga händelser eller förändringar
  • Regelbundet genomföra ”ledningens genomgång”
  • Genomföra utvecklingssamtal med samtlig personal eller kalla in extern konsult
  • Schemalägga personalens arbetstider inklusive semester- och ledighetsplanering
  • Vid behov kalla in extra personal och vikarier.

Kvalitet (VD samt ekonomi & bokföring)

Kvalitet har det övergripande ansvaret för verksamhetssystemet och att detta är effektivt. I ansvaret ingår att:

  • Vidareutveckla företagets verksamhetssystem så att det uppfyller såväl kraven i tillämpliga standarder som interna och externa krav
  • Administrera dokumentationen i Verksamhetshandboken, d v s se till att dokumentationen är aktuell samt nya eller ändrade dokument blir publicerade
  • Utarbeta förslag till lång- och kortsiktiga kvalitetsmål för företaget
  • Följa upp, sammanställa och redovisa resultat gentemot satta kvalitetsmål
  • Bidra till att personalens kvalitetsmedvetenhet utvecklas
  • Driva och koordinera förbättringsarbetet inom företaget
  • Vara kontaktperson mot kunder och leverantörer i kvalitetsfrågor
  • Följa upp ledningssystemets effektivitet, t ex genom att genomföra olika granskningar och revisioner
  • Bevaka och följa upp orsaker till kundklagomål och reklamationer
  • Vara ”ledningens representant” i kvalitetsfrågor.

Ekonomi & bokföring

  • Vara kontaktperson mot uppdragstagare (tolkar) när det gäller ersättningsfrågor o dyl
  • Vid synpunkter, klagomål etc. från kund kontakta berörd tolk och återkoppla till kund
  • Fakturera kund och hantera fakturafrågor från kund, kundklagomål etc
  • Hantera företagets kund- och leverantörsreskontra inklusive betalning av inkommande fakturor.
    • Förbereda underlag för löneutbetalning
    • Svara för att bokföringsarbetet följer gällande lagar, regler och rekommendationer
    • Sköta företagets försäkringar
    • Sköta förfrågningar avseende arbetsgivarintyg
    • Svara för inköp av kontorsmaterial och andra förbrukningsvaror
    • Sköta uppbördsredovisning av källskatt, arbetsgivaravgifter och moms
    • Hålla kontakt och samarbeta med företagets revisor
    • Svara för att period- och årsbokslut upprättas enligt gällande lagstiftning
    • Planera och utföra interna revisioner avseende företagets verksamhetssystem
    • Som komplement till verksamhetsansvarig inneha rollen som internrevisor avseende verksamhetssystemet.

Tolkförmedlare

I ansvaret som tolkförmedlare ingår att:

  • Alltid prioritera att svara i telefon och ta emot samtal
  • Ta emot förfrågningar och beställningar samt registrera uppdrag i ”Tolk 9000”
  • Skicka förfrågningar till lämpliga tolkar och utifrån kunds behov välja bästa möjliga tolklösning, d v s tillsätta rätt tolk för uppdraget
  • Bekräfta uppdrag både till tolk och beställare
  • Boka resor till och från uppdrag och se till att tolk kommer till uppdraget
  • Hantera ändringar av uppdrag, omplanering och kommunicera dessa till kund och tolk
  • Sköta övrig administration kring tolkuppdraget samt arkivera erforderliga handlingar
  • Dokumentera eventuella inkomna synpunkter eller avvikelser på utförd tolkning i ”Tolk 9000” samt logg ”Beröm Avvikelser”.

Jour

Utöver rollen som tolkförmedlare kl 17.00 – 07.45 tillkommer prissättning och lönehantering av telefontolkuppdrag.